O processo de criação de uma política de viagens corporativas deve ser pautado na otimização do uso de recursos para alcançar a tríade das boas práticas: transparência, controle e economia.
Ao começar a elaborar uma política de viagens, determine que seja objetiva e clara. Ela deve gerar mudanças positivas de hábitos e, por consequência, baixar os custos. Para tanto, é importante que ela seja simples, de fácil aplicação, divulgada fartamente na empresa e seguida por todos colaboradores. Inclusive, em diferentes níveis de responsabilidade e atividade.
Mas o que é uma política de viagens corporativas?
A política de viagens corporativas é um documento que estabelece regras e detalhes que devem ser observados ao se planejar e executar viagens de colaboradores. Estes colaboradores estão se deslocarão para representar a empresa nas mais diversas ocasiões. Sua criação e aplicação deve ser pautada pelas necessidades, realidades e planos. O objetivo é diminuir custos, sem detrimento da qualidade dos serviços prestados.
Como elaborar a política de viagem?
Os detalhamentos no documento de uma política de viagens variam bastante de uma organização para outra. Entretanto, existem pontos em comuns que devem ser contemplados na elaboração das diretrizes. Abordamos alguns a seguir:
Diretrizes básicas e objetivos
Comece estabelecendo os objetivos e parâmetros básicos tais como: pré-requisitos, procedimentos de solicitação e processos de aprovação e autorização de deslocamentos, repasse de orçamentos. Identifique também pessoas e/ou departamentos responsáveis por cada etapa, delegando também a responsabilidade de acompanhamento e avaliação dos resultados.
Condições específicas
Esta seção deve conter informações específicas sobre como as viagens devem acontecer. Pense em antecedência mínima, escolha monitorada, utilização de serviços e produtos preferenciais para fomentar acordos com fornecedores frequentes. Deve apresentar detalhes de como devem ser feitas as contratações. Deve trazer também os parâmetros para os custos e outros pormenores que serão importantes para estabelecer um processo claro.
Estabeleça normas de reembolsos
Especifique quais tipos de despesas estão passíveis de reembolso e quais não serão reembolsáveis. Elenque pré-requisitos, possibilidade de despesas extras, a necessidade de comprovantes e relatórios, bem como seus formatos.
Uma outra dica preciosa para elaborar uma boa política de viagens corporativa é buscar referências de políticas desenvolvidas por organizações que desempenhe atividades semelhantes. Não esqueça porém, de ser o mais transparente possível, de maneira a garantir sempre a segurança e a tranquilidade de quem viajar levando o nome de sua empresa.
A Ciatur Corporate oferece consultoria para criação e implementação de políticas dentro de sua prestação de serviços de viagens corporativas, além de ferramenta única de consulta para o usuário, submissão a aprovadores e controle ao gestor, assim como módulo de prestação de contas. Solicite uma reunião sem compromisso e conheça nossos serviços!
