De modo geral, viagens corporativas demandam organização, planejamento e atenção dos gestores envolvidos no processo. Dessa maneira, consegue-se evitar gastos suntuosos nos deslocamentos de colaboradores, ainda mais quando se trata de viagens internacionais.
Muitos pontos devem ser considerados quando a viagem a negócios tem um destino no exterior. Você sabe quais são os itens fundamentais a serem analisados no planejamento de uma viagem internacional? Se você não tiver certeza da sua resposta, acompanhe a nossa lista com 13 dicas para facilitar o planejamento de uma viagem corporativa internacional.
1. Faça um checklist
Parece bobagem, mas um checklist simples vai te ajudar a ter controle de todas as etapas do processo de deslocamento. Para uma viagem internacional é preciso estar atento a muito mais do que passagens, hotéis e locomoção. Para ir ao exterior, é preciso ter atenção a itens como passaporte, visto, vacinas, seguro entre outros pontos que estão diretamente ligados ao colaborador em deslocamento.
2. Visto
O site Passaport Index é uma boa ferramenta para conhecer quais países exigem visto obrigatório para estrangeiros a negócios (em inglês). Sabemos que, mesmo em países que não fazem essa exigência, ter o visto ajuda a passar na imigração.
Outro ponto a ser considerado diz respeito aos países que, mesmo em casos de conexão ou escalas, exigem a apresentação de visto. Caso contrário, não é permitido o embarque do passageiro desde o Brasil. Nos Estados Unidos, por exemplo, o brasileiro que fizer apenas uma conexão no país precisa apresentar o visto. Verifique suas conexões com atenção!
3. Passaporte
Muitos países exigem um tempo mínimo de validade do passaporte para o estrangeiro e também páginas em branco para carimbos de imigração. A exemplo dos Estados Unidos, é preciso que o passaporte tenha validade de pelo menos seis meses, englobando o período de estadia no país. Além do passaporte, alguns países solicitam na imigração que o viajante esteja munido de outros documentos como passagem de ida e volta, vouchers de hospedagem, certificados internacional de vacinas obrigatórias e também recursos financeiros.
É comum que a imigração questione sobre o endereço em que o turista estará acomodado no país e sobre a passagem de retorno. Em caso de perda do passaporte, o viajante deve registrar um Boletim de Ocorrência e procurar a embaixada para solicitar outro documento, mas deverá ter uma cópia de seu passaporte para comprovar sua identidade. Consulte os contatos de plantão consular do governo brasileiro no mundo.
4. Tempo do Visto
Dependendo do país de destino, o processo de obtenção do visto pode demorar. Considere essa particularidade na hora de programar a viagem, caso o colaborador em deslocamento não possua o visto. Uma dica é, em empresas que os colaboradores costumam viajar ao exterior com certa frequência, ter o visto em stand by para países usualmente visitados que assim o exigem.
Ideal é consultar a validade dos vistos diretamente nas embaixadas de cada país. No Portal Consular, você encontra dados sobre a rede de consulados, vistos e outras informações.
5. Vacinas
Alguns países condicionam a entrada de estrangeiros à apresentação do comprovante de vacinas. Mais de 100 países, exigem o Certificado Internacional de Vacinação e Profilaxia (CIVP) entre Portugal, Panamá e Estados Unidos. O surto de febre amarela fez com que Equador, Colômbia e Bolívia também passassem a exigir a vacinação para turistas brasileiros. Consulte mais informações sobre saúde dos viajantes, vacinas e certificados no site do Ministério das Relações Exteriores.
6. Seguro saúde
Os 26 países que integram o Tratado de Schengen, incluindo Alemanha, França e Espanha, exigem que o estrangeiro possua um seguro saúde com cobertura mínima de 30 mil euros. A medida resguarda o viajante aconteça algum imprevisto médico, sendo de total responsabilidade do turista.
7. Orçamento e câmbio
Ao definir o orçamento da viagem, de acordo com o ‘budget’ disponível, o gestor deve estar atento à variação cambial. Uma dica importante é que, independente da moeda utilizada no país de destino, viajar com dólares é sempre uma boa escolha. Para efetuar a troca da moeda, o ideal é acompanhar o valor do câmbio durante o período que antecede a viagem.
Por isso, o planejamento prévio é de extrema importância: tanto para passagens, hospedagem e documentação quanto para realizar um câmbio vantajoso.
8. Defina o roteiro do colaborador
Principalmente em viagens internacionais, a elaboração de um roteiro detalhado é fundamental para orientar o colaborador. Além da agenda de trabalho, o roteiro deve conter indicações de restaurantes, farmácias, hospitais e outros pontos de necessidades básicas. Dessa maneira, o colaborador estará respaldado mesmo em caso de imprevistos.
Além disso, ele poderá direcionar toda atenção ao trabalho, uma vez que terá em mãos os endereços de locais úteis próximos aos compromissos ou à sua acomodação.
9. Pesquise meios de transporte mais eficientes
Como o seu colaborar irá se deslocar no país de destino? É melhor utilizar o metrô local, ônibus, táxi, aplicativo ou alugar um carro? Sabendo da localização do hotel e compromissos, é possível indicar o meio de transporte mais adequado para o colaborador trafegar entre uma reunião e outra. Nesse caso, dependendo do meio escolhido, pode-se economizar bastante.
10. Maximize a viagem
Se o destino for a Europa, por exemplo, por que não aproveitar o deslocamento para realizar mais visitas? A locomoção entre países europeus é muito fácil e pode ser feita tanto de trem como de avião. Planeje a viagem já pensando em aproveitá-la ao máximo, quanto mais reuniões e visitas possíveis, melhor!
11. Saiba onde cortar custos
Além do meio de transporte, há outras maneiras de reduzir e controlar gastos dos colaboradores em deslocamento fora do país. Uma opção é utilizar um cartão pré-pago internacional e recarregá-lo gradualmente durante a viagem. Outra maneira é fornecer ao colaborador um SIM Card International, há chips específicos para cada destino que podem abranger apenas dados ou dados e telefonia. Assim, o colaborador terá dados para manter-se conectado durante toda a viagem sem precisar recorrer ao roaming – que geralmente tem custos elevados e que podem variar.
12. Estude a cultura do país
Pesquise as especificidades culturais do país de destino. Costumes, idioma, fuso horário, alimentação, há diversos pontos a serem considerados. Por exemplo, no Canadá há duas línguas oficiais, inglês e francês dependendo da região. Na Europa, o atraso é inadmissível. No Egito, se almoça mais tarde, pelas 15h.
E como cumprimentar? Os franceses, de acordo com a região, se cumprimentam com até 4 beijos no rosto – em caso de dúvidas, apertar a mão é uma boa solução, a não ser que você esteja em certos países da Ásia. Estude os costumes do país para não cometer nenhuma gafe! Sabemos que no mundo corporativo saber se portar é essencial para causar uma boa impressão.
13. Ajuda especializada
Uma empresa especializada em viagens corporativas poderá prestar o auxilio necessário para que o colaborador tenha êxito na viagem. Inclusive com dicas sobre locomoção para deslocamentos, localização de hotéis próximos ao endereço de visita, auxílio para documentação de viagem, emissão de seguro, intermediação da compra de SIM CARDS, indicação para compra de moeda estrangeira, entre outros serviços. Para entender melhor e saber como escolher a melhor agência de viagens para sua empresa, clique aqui.
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